Til seksjonseierne i Østre Kragskogen Sameie

Grunnet Korona-situasjonen ser styret det vanskelig å avholde årsmøte og samtidig overholde myndighetenes anbefalinger om smittevern.

Hos oss har styret kommet frem til at det mest hensiktsmessige er å gjennomføre årsmøte uten fysisk oppmøte, ved å benytte en kombinasjon av en digital løsning og papir (for de som ikke er digitale).

Dette vil skje på følgende måte:

1. Innkallingen legges ut på sameiets hjemmeside og sendes ut på epost. De som ikke har epost eller ønsker å få utsendelser per post, får innkallingen utdelt til sin postkasse.

2. Drøftelsesfasen: For å ivareta at eierne kan stille spørsmål eller komme med kommentarer/ protokolltilførsler, foregår denne «møteformen» over flere dager, men det vil være den siste dagen når stemmer telles opp og protokollen skrives som regnes som møtedato.

3. Avstemmingsfasen:

a. På dette tidspunktet kan ingen forslag til vedtak endres.

b. Eierne får tilsendt en sms med en link til en nettside hvor alle forslag til vedtak kan stemmes over.

i. Det er kun 1 stemme per seksjon, men begge eierne får tilsendt en sms. Dere bestemmer selv hvem som avgir stemmer. Hvis begge har stemt, så vil den siste innsendte stemmeavgivningen være gjeldene.

ii. Eier du flere seksjoner, så vil du kun motta 1 sms og dine seksjoner vil være oppført i linken du mottar. Dine stemmer vil gjelde for alle seksjonene, altså eier du to seksjoner vil dine stemmer multipliseres med to. Ønsker du å avgi ulike stemmeavgivning på de to seksjonene, må du ta kontakt med Boalliansen Forvaltnings sentralbord 453 70 271, så bistår de med det praktiske.

iii. Har du ikke en smart-telefon og ønsker å få tilsendt en stemmeseddel, gi beskjed til styret på telefon 982 19 347 eller til Boalliansen Forvaltning 453 70 271.

iv. Har du fått fullmakt, så ber vi deg sende inn din fullmakt til styrets mail styret@oksameie.no, med kopi til regnskap1@boalliansen.no ifm. drøftelsesfasen med din kontaktinformasjon, slik at du blir oppført på utsendelseslisten og får tilsendt en sms. Er du allerede en eier og det skal avgis ulik stemmeavgivning på egen seksjon og den du har fullmakt til, må du ta kontakt med Boalliansen Forvaltnings sentralbord 453 70 271, så bistår de med det praktiske.

Vi ber om at spørsmål til innholdet i innkallingen og evt. kommentarer/protokolltilførsler (f.eks. nye forslag til vedtak eller andre kandidater til styret) på de oppførte sakene i innkallingen sendes til styrets e-post: styret@oksameie.no eller legges i styret postkasse (utenfor styrerommet, gavlveggen 78 v/gangbro) innen 26.04.2021 kl. 18.00.

OBS! Hvis du har motforslag på styremedlemmer/-leder, så må kandidaten du fremsetter ha sagt seg villig til å påta seg vervet.

Styret vil fortløpende legge ut alle innkomne spørsmål og svar som en nyhetssak på våre intrasider www.bo.oksameie.no senest innen 27.04.2021. Dere som ikke er oppført med epost eller har bedt om å få utsendelser per post, får både spørsmål og svar utdelt i postkassen.

Det blir så mulighet for å stille nye spørsmål med frist 29.04.2021 kl. 18.00. Styret vil så svare på disse via nyhetssaken på intrasiden, senest innen 30.04.2021 kl. 15.00. Dere som ikke er oppført med epost eller har bedt om å få utsendelser per post, får både spørsmål og svar utdelt i postkassen.

Årsmøte åpnes for avstemming 30.04.2021, dere vil motta en sms med en link. Dere som har gitt beskjed om at de ønsker stemmeseddelen per post vil få svarskjemaet utdelt i postkassen.

Avstemmingen avsluttes 03.05.2021 kl. 13.00. For dere som har fått stemmeskjemaet i postkassen, så skal det returneres i signert stand i styrets postkasse postkasse (utenfor styrerommet, gavlveggen 78 v/gangbro) innen samme tidspunkt. Har du fått fullmakt og leverer stemmeskjemaet i postkassen, så må denne vedlegges stemmeseddelen.

Årsmøte avholdes ved at styret teller opp innkomne stemmer og skriver protokoll den 03.05.2021 kl. 18.00.

Kontakt oss på styret@oksameie.no eller per telefon på 982 19 347 om det er noe dere lurer på i forbindelse med dette.

med vennlig hilsen

Styret i Østre Kragskogen Sameie